Το να κατέχει κάποιος μια θέση Διοικητικού Υπαλλήλου, στην Ελλάδα εκλαμβάνεται απλώς ως κάποιος που κάνει δουλειά γραφείου, αφού οι διοικητικές θέσεις σε εταιρείες, συνήθως είναι μέσα στα γραφεία και σπανίως έξω στο «πεδίο».. Δυστυχώς όμως αποτυγχάνουν κάποιοι να αντιληφθούν, οτι μαζί με τη «θέση» και τον μισθό, ακολουθούν και οι ευθύνες. Οι ευθύνες συνδέονται στενά με το κάτα πόσο μπορεί κάποιος να πάρει ορθές σημαντικές αποφάσεις, και να συμπεριφερθεί όπως πρέπει σε κάθε περίπτωση, είτε αυτή η περίπτωση έχει να κάνει με πελάτη, είτε με υπάλληλο.
Όσον αφορά τους πελάτες, υπάρχουν οι σοβαρές εταιρείες οι οποίες θα αναλύσουν μια κατάσταση στον πελάτη, θα του εξηγήσουν τί είναι εφικτό να γίνει βάσει νόμου, και τί όχι, και συνήθως αυτά θα πρέπει να γίνουν πρίν γίνει επίσημη ανάληψη του «έργου». Σημαντικό είναι να διατηρούνται οι πελάτες μιας εταιρείας, και να αυξάνεται η πελατειακή βάση επίσης, αλλά πιο σημαντική και σε αυτό το θέμα, είναι η ποιότητα και όχι η ποσότητα. Σωστοί πελάτες είναι εκείνοι που μάς καταλαβαίνουν, δέ μας δημιουργούν προβλήματα στη δουλειά μας (που είναι προς όφελός τους), και φυσικά μας πληρώνουν στην ώρα τους. Ένας σωστός Διοικητικός Υπάλληλος το αναγνωρίζει αυτό.
Όσον αφορά τους υπαλλήλους, δυστυχώς τα πράγματα αλλάζουν. Κατα το κοινώς λεγόμενο, «πάει περίπατο» και ο σεβασμός και η επικοινωνία, ευτυχώς όχι πάντα αφού υπάρχουν και εξαιρέσεις καλών εταιρειών. Ο Διοικητικός Υπάλληλος, όταν ακούει οτι απο κάτω του οργανικά, έχει μια ομάδα ατόμων, δυστυχώς μπορεί να σκέφτεται τη λέξη Εξουσία και όχι τη λέξη Ηγεσία. Το να παραχωρεί κάποιος αρμοδιότητες σε κάποιον, είναι δίκοπο μαχαίρι. Μπορεί είτε να είναι καλός και Ηγετικός χαρακτήρας, οπότε θα πάρει μια ομάδα ανθρώπων, θα τους συμβουλέψει και θα τους εκπαιδεύσει, και μετά θα τους αναθέσει καθήκοντα, αλλα θα είναι διαρκώς σε επαφή μαζί τους. Είτε όμως, μπορεί να είναι Εξουσιαστικός χαρακτήρας, οπότε τότε δέν θα συμβουλέψει κανέναν απο την ομάδα, θα αναθέσει κατευθείαν διαταγές και οδηγίες, θα βάλει σε όλους τις φωνές και θα «καμαρώνει», οτι διοικεί με σιδηρά πειθαρχία την ομάδα του. Ολα αυτά μέχρι τη στιγμή που θα συμβεί κάποιο λάθος, θα δυσαρεστηθεί ο πελάτης και τότε θα αρχίσουν τα προβλήματα. Το κεφάλαιο “Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού” δηλαδή των υπαλλήλων μιας εταιρείας, είναι Επιστήμη. Το οτι κάποιος εργάζεται για μια εταιρεία, δε σημαίνει οτι είναι και περιουσιακό της στοιχείο. Είναι ένας άνθρωπος, με την αξιοπρέπεια του, την υπόληψή του και τις γνώσεις του, και πρέπει να του συμπεριφερθεί η εταιρεία ανάλογα. Στον Υπάλληλο πρέπει να συμπεριφερόμαστε καλύτερα απο τον Πελάτη. Εκείνον που σου κάνει τη δουλειά, τον προσέχεις.
Έχοντας γράψει τα παραπάνω, τα οποία λίγο ως πολύ έχω αναφέρει ξανά στο παρελθόν, ήρθε η ώρα να κάνω μια αναφορά σε ένα παράδειγμα εσφαλμένης Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού, στο οποίο βρισκόμουν μπροστά. Πρίν απο καιρό λοιπόν, είχα επισκεφτεί την εταιρεία με την οποία συνεργαζόμουν τότε, μια Πολυεθνική, με σκοπό να λήξω τη συνεργασία μου μαζί τους. Θεωρούσα οτι εγώ δούλευα για τα συμφέροντά τους, αλλά εκείνοι δέν ενδιαφέρονταν καθόλου για τα δικά μου. Σε μια σωστή σχέση συνεργασίας, δέν υπάρχει το “ΕΓΩ”, υπάρχει το “ΕΜΕΙΣ” για να συνεργαζόμαστε σωστά και να είμαστε ευχαριστημένοι. Ήταν η 3η φορά που πήγαινα στα γραφεία τους στην Αθήνα, σε μια συνεργασία 7 μηνών. Μπαίνω λοιπόν μέσα, και ενημερώνω την υπάλληλο στην υποδοχή για τον λόγο της επίσκεψής μου.. “Μπά, φεύγεις?” μου είπε, της είπα “Ναι, όλες οι ανωμαλίες έχουν και τα όρια τους…!”. Ανεβαίνω λοιπόν στον 2ο όροφο που ήταν το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού, το αρχηγείο των εκμεταλλευτών εν προκειμένω, και λέω οτι πήγα για να υποβάλλω παραίτηση. Αν και είχα ενημερώσει απο την προηγούμενη μέρα, έπρεπε να πάω και να περιμένω εκεί σχεδόν μια ώρα, ώστε να φτιαχτούν οι απαραίτητες αιτήσεις οικειοθελούς αποχωρήσεως και τα ανάλογα έγγραφα επίσης απο το οικονομικό τμήμα. Άχρηστοι άνθρωποι.
Περιμένοντας λοιπόν έξω στο σαλόνι, ακούω ένα περιστατικό. Μία υπάλληλος απο έργο της εταιρείας σε κάποιο νησί, είχε πάρει τηλέφωνο στα κεντρικά της εταιρείας, να ενημερώσει τον Υπεύθυνο Διοικητικό Υπάλληλο, για ένα πρόβλημα που είχε προκύψει ανάμεσα σε μέλη της ομάδας εργασίας εκεί, και που επηρέαζε και τους πελάτες. Τί πιο λογικό απο το να αναφέρει το πρόβλημα στον ανώτερο της, ώστε να έχει γνώση? Το πόσο την έβρισε ο Υπεύθυνος απο τα κεντρικά δέν λέγεται. Το πόσο χυδαία της μίλησε δέν λέγεται επίσης. “Βρε μαλακισμένη αει στο διάολο τί μας παίρνεις τηλέφωνο να μας πρήξεις τα αρχίδια? Αν έχετε πρόβλημα λύστε το και μήν ξαναπάρεις τηλέφωνο γαμ* την Παναγία σου! Δέν με νοιάζει ας χάσουμε και τον πελάτη!”. Αυτός ο Υπεύθυνος προφανώς ήταν μπροστά ως παιδί, όταν ο πατέρας του μιλούσε στη μάνα του με τέτοιο τρόπο, και μάλλον θεωρούσε οτι το να μιλάει έτσι σε γυναίκα είναι σωστό. Αυτός ο άνθρωπος προφανώς δέν είχε ιδέα πώς να διοικήσει σωστά, δηλαδή να ηγηθεί μιας ομάδας ανθρώπων και όχι να την εξουσιάσει, με τη φωνή του, τις βρισιές του, και με το να βλαστημάει τα Θεία που μέχρι και πρίν απο 3 χρόνια περίπου, ήταν κακούργημα (έχω ακούσει πως η προηγούμενη κυβέρνηση το άλλαξε αυτό..). Προφανώς απο τη στιγμή που αναλαμβάνει κάποιος μια ηγετική θέση, πρέπει να ξέρει οτι το τηλέφωνο θα το έχει απο κοντά, και φυσικά πρέπει να είναι ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΚΟΣ τύπος. Οι φωνές και οι φασαρίες δέν περνούν για πολύ καιρό. Όταν κατέχεις ηγετική θέση, λογοδοτείς για τα λάθη που συμβαίνουν. Αν οι υπάλληλοι σου κάνουν κάποιο λάθος, τότε εσύ θα κληθείς σε απολογία απο τον Πελάτη και τον ανώτερό σου, και εσύ θα είσαι Υπεύθυνος, διότι δέν κατάφερες να εκπαιδεύσεις την ομάδα σου, και να τη συμβουλέψεις. Δέν ήσουν εκεί, όταν η ομάδα σου σε χρειάστηκε, δέν κάνεις για τη θέση.
Ας δούμε λοιπόν, ποιος είναι ο σωστός τρόπος Διοίκησης Ανθρώπων.. Ποτέ δέν περιμένεις οι άνθρωποί σου, να σου χτυπήσουν την πόρτα και να έρθουν σε εσένα, πηγαίνεις εσύ σε αυτούς! Όταν ένας υπάλληλος σηκώσει το τηλέφωνο, ή πάει στα γραφεία της εταιρείας, για να αναφέρει μια κατάσταση, είναι πια αργά, αφού το πρόβλημα έχει δημιουργηθεί ήδη και έχει χαθεί πολύτιμος χρόνος για να διορθωθεί. Τί κάνει λοιπόν ο σωστός Ηγέτης? Επικοινωνεί με τους ανθρώπους του (την ομάδα του), διαθέτει απο τον χρόνο του, για την ομάδα του. Ας υποθέσουμε οτι κάποιος ελέγχει 10 άτομα σε διαφορετικά σημεία της χώρας, τα κεντρικά της εταιρείας είναι στην Αθήνα, και 4 απο τα 10 άτομα, είναι επίσης στην Αττική. Ο Ηγέτης εδώ, θα πρέπει να μιλήσει με όλους απο 15-20 λεπτά κάθε μήνα, και όχι μόνο για θέματα της δουλειάς. Η δουλειά είναι ένα κομμάτι της ζωής μας, όχι όλη μας η ζωή. Ο Ηγέτης ως πιο έμπειρος και Σύμβουλος, πρέπει να θελήσει να μάθει, τί είναι αυτό που μπορεί να απασχολεί τον κάθε υπάλληλό του, και να προσπαθήσουν μαζί να βρούν λύσεις, πρίν το προσωπικό πρόβλημα αποκτήσει και επαγγελματικές προεκτάσεις. Τα 4 άτομα απο την Αττική, μπορεί είτε να ζητήσει να τα δεί σε ένα ρεπό τους, είτε να πάρει το αυτοκίνητο της εταιρείας, και να τα επισκεφθεί στη δουλειά τους, ώστε να δεί και ο ίδιος ποιές ιδιαιτερότητες έχει ένα συγκεκριμένο “έργο”. Τα υπόλοιπα 6 άτομα απο την υπόλοιπη Ελλάδα, μπορεί απλά να “ζητήσει”, να έχει μια επικοινωνία μαζί τους με βιντεοκλήση. Δέ νοείται τη σημερινή εποχή, έφηβοι να χρησιμοποιούν εφαρμογές όπως Viber – Messager – Skype για να επικοινωνήσουν μεταξύ τους, και όχι εταιρείες με τους υπαλλήλους τους!
Παλιότερα, όταν εργαζόμουν σε μια εταιρεία courier, τα κεντρικά ήταν στην Αθήνα, το “έργο” ήταν 1 ώρα έξω απο την Αθήνα και έτρεχε επι 3 χρόνια, εγώ πήγα στον 3ο χρόνο και ήμουν ο μόνος, που είχε γνωριστεί απο κοντά με τον Υπεύθυνο απο τα Κεντρικά, όταν τον Δεκέμβρη έπρεπε να πάω να δουλέψω για ένα απόγευμα στην Αθήνα (στα Κεντρικά). Ο Υπεύθυνος του “έργου” δέν είχε γνωρίσει κανέναν απο τα άτομα που πέρασαν απο αυτή την ομάδα εργασίας, αυτά τα χρόνια. Δέν ήξερε απο κοντά, ούτε τον Team Leader μας, με τον οποίο όμως επικοινωνούσε κάθε ημέρα με το κινητό τηλέφωνο. Δέν είχε έρθει μια φορά για να δεί απο κοντά το μέρος στο οποίο δουλεύουμε, τον τρόπο που δουλεύαμε, τις ελλείψεις που υπήρχαν και φυσικά τις συνθήκες εργασίας μας. Παντελής αδιαφορία. To απομακρυσμένο Management είναι γεγονός και μπορεί να είναι παραγωγικό, αν είναι οργανωμένο σωστά και φυσικά εάν στελεχώνεται απο τα κατάλληλα άτομα, για τις θέσεις Υπευθύνων.
Ευχαριστώ Πολύ για τον Χρόνο σας
Christos
Security & HR Development Consultant
BSc (Honors) – A.B.L.E – MBA
απο βάρδιες 9-10-11-12 ωρών κυρίως νυχτερινές, και η τελευταία εβδομάδα του Αυγούστου αποτελείτω απο δυο πρωινά (07:00-15:00, 07:00-19:00), δύο μεσημέρια (15:00-23:00) και τρία νυχτερινά (01:00-09:00), χωρίς ρεπό. Όσοι έχουν εργαστεί με σύστημα βαρδιών για αρκετό καιρό, ξέρουν οτι απορυθμίζονται εντελώς οι βιορυθμοί του οργανισμού, με αποτέλεσμα να μην μπορεί κάποιος να ξεκουραστεί και να κοιμηθεί το λιγότερο 7 ώρες συνέχεια. Συνήθως η ξεκούραση μου τις καλές ημέρες, ειναι περίπου 5 ώρες διαλειμματικού ύπνου. Τα τελευταία 3 νυχτερινά του Αυγούστου (01:00-09:00), βγήκαν χωρίς καθόλου ύπνο, λόγω της ανωτέρω διαταραχής που περιέγραψα. Ξύπνησα το ένα πρωί στις 08:00, και κατάφερα να κοιμηθώ 2.5 ώρες το επόμενο πρωί στις 10, οταν έφτασα σπίτι μετά το νυχτερινό, έχοντας κλείσει ξύπνιος 26 ώρες. Το μεσημέρι κοιμήθηκα άλλες 2 ώρες. Αυτές οι 4.5 ώρες ύπνου, ουσιαστικά ήταν μια mini αναπλήρωση της περασμένης νύχτας. Τη δεύτερη νύχτα λοιπόν, πήγα χωρίς καθόλου ξεκούραση πιο πρίν. Είχα φροντίσει να έχω μαζί 3 καφέδες, ώστε να μή με πιάσει υπνηλία είτε κατα τη δουλειά, είτε πολύ περισσότερο κατα την οδήγηση για την επιστροφή στο σπίτι.